個人情報のお取り扱いについて（エクスプレス・カード会員）

(1) 書面以外で直接または間接的に個人情報を取得する場合における利用目的
お客様から直接書面（インターネット画面によるものを含みます）に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示いたします。それ以外で個人情報を直接または間接的に取得する場合は、(2)の場合を除き、次の利用目的の範囲内で取り扱います。

(2) 「共同利用」に関する事項
ご入会いただいているカード会員規約に基づき、次の通り個人情報を共同利用いたします。なお、この共同利用に関する責任者は当社とし、ご相談窓口は第5項記載の窓口とします。

• 会員（またはカード使用者、家族会員を含む、以下同様）の氏名・生年月日・年齢・性別・住所・電話番号・勤務先情報（勤務先所在地・所属部署。学生の場合は学校名・学部等）・暗証番号・メールアドレス及びこれらすべての変更情報
• 当社が会員との取引により得た乗車券類・旅行関連等の商品及び関連するサービスの購入履歴等の情報
• 当社が会員との取引のため、カード会社より提供されるクレジットカード情報

入会いただいているカード会社（以下「カード会社」）及び、当社の有価証券報告書記載の連結子会社（以下「子会社」）とします。

(1) カード会社においては、次の利用目的で個人情報を利用します。

• カードの利用にかかわる取引、サービスの履行のため

(2) 子会社においては、次の利用目的で個人情報を利用します。

• 会員（またはカード使用者、家族会員を含む）との子会社の商品及び関連するサービス等の取引のため
• 子会社の営業案内として、宣伝物・印刷物を郵送・インターネット等の手段により送付するため
• 子会社の販売状況分析、商品開発のために利用するため

当社の「保有個人データ」の利用目的は次のとおりです。

ご入会いただいたカード会員規約へのご同意に基づき、エクスプレス・カード及びエクスプレス予約ご利用者様への特典提供、サービスの充実のため、以下のとおり個人情報を提供いたします。

なお、本項に定める提供につきましては、カード会員規約への同意に関わらず、お客様からのお申し出があれば、お申し出後の提供を停止させていただきます。このお申し出の窓口は、第4項記載の窓口とします。
この他当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、予めお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

当社では、本人又はその代理人による保有個人データについての個人情報保護法に基づく利用目的の通知、開示、利用の停止、消去、第三者提供の停止、保有個人データの内容の訂正、追加及び削除の各求め又は請求等（以下「開示等の請求等」）に対応いたします。

(1) 開示等の請求等の対象となる項目（「保有個人データ」の特定に資する情報）

1. エクスプレス・カード、エクスプレス予約に関する資料等の請求された方から取得する、住所、氏名（法人名）、電話番号、ご担当者名、東海道・山陽新幹線ご利用状況（ご法人様含む）
2. 会員（またはカード使用者、家族会員を含む、以下同様）の氏名・生年月日・年齢・性別・住所・電話番号・勤務先情報（勤務先所在地・所属部署。学生の場合は学校名・学部等）・メールアドレス・交通系ICカード情報及びこれらすべての変更情報
3. 当社が会員との取引により得た乗車券類・旅行関連等の商品及び関連するサービスの購入履歴等の情報
4. 当社が会員との取引のため、クレジットカード会社より提供されるクレジットカード情報の一部

(2) 開示等の請求等のお申出先・方法
開示等の請求等につきましては、以下によりご対応いたします。

1. 口頭（お電話）にて回答させていただく場合
   下記の窓口までご連絡ください。
   エクスプレス予約カスタマーセンター（0120-417-419　5:30～23:30）
2. 書面での回答をご希望の場合及び当社の都合等により口頭にて回答できない場合
   当社指定の申込書に必要事項を記入し、本人確認書類、返信用封筒および手数料を同封の上、下記の宛先まで郵送によりお申込みください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えください。
   
   宛先
   〒108-8510
   東京都港区港南2-1-85
   JR東海品川ビルA棟
   東海旅客鉄道株式会社 エクスプレス予約カスタマーセンター

ご用意いただくもの（下記A～D）

A. 当社指定の申込書

B. 本人確認書類

• 下記のいずれか1点の写し
  運転免許証、マイナンバーカード（表面）、運転履歴証明書、旅券（パスポート）、身体障害者手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書、健康保険被保険者証の写し
• 上記の書類をご用意いただけない場合は、下記のいずれか2点
  年金手帳の写し、戸籍謄本（※）又は抄本（※）の原本、印鑑登録証明書（※）の原本の余白に登録印を押捺したもの
  （※）作成日より3ヵ月以内のもの

C. 返信用封筒

返信先の住所と宛名をご記入ください。
（電磁的記録による開示をご希望の場合は、CD-R（当社で用意いたします）が同封できるサイズの封筒を同封してください。）

D. 手数料（利用目的の通知及び開示のご請求の場合のみ）

1回のご請求ごとに774円分の郵便切手

• 本人限定受取郵便にて回答書をお送りします
• 同封していただく返信用封筒に貼付していただく必要はありません
• 手数料を過剰にお送りいただいた場合でも、差額の返却はできかねます。
• 請求期間全ての期間のデータがない場合、該当する利用記録がない旨を回答書にてお送りいたします。この場合も手数料として頂いている郵便切手の返却は致しかねます。
• 手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後2週間以内にお支払いがない場合は、開示等の請求がなかったものとして対応させていただきます。

（注）当社「ご意見・ご要望フォーム」による本項記載の各種お申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

なお、情報の訂正、追加、削除のお申し出等については、次の通りとさせていただく場合がありますので、予めご了承ください。

• (1)2. 記載の情報のうち、エクスプレス予約にて変更・訂正のお手続き画面をご用意している場合は、会員様にて変更・訂正いただきます。
• 上記以外の(1)2. 記載の情報（例：転居のお届け、脱会のお申し出、銀行口座の変更など）については、ご入会いただいているカード会社の窓口にて承ります。

お求めの内容に基づき、承り窓口のご案内をいたします。詳しくは、(2)1. の窓口までお問合せください。

(3) 代理人による開示等の請求等

開示等の請求等をされる方が、本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人、もしくは開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、会員様ご本人についての(2)2.の書類A～Dに加えて、下記の書類を同封してください。

E. 代理人に関する本人確認のための書類（(2)2.Bと同様）

F. 委任状等（委任状その他、開示等の請求等をすることにつき代理権があることを証明する書類）

(4) 「開示等の請求等」の手数料及びその徴収方法

• (2)1. による場合、手数料はいただきません。
• (2)2. による場合については、利用目的の通知・開示のご請求の場合に限り、1件につき774円の郵便切手を同封のうえ、お申し出ください。なお、この手数料は、回答内容のいかんに関わらず、原則として返還いたしませんので、予めご了承ください。

(5) 開示等の請求等に関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の請求等に伴い取得した個人情報等は、当社の判断により返還する場合を除き、開示等の請求等に必要な範囲内のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の請求等に対する回答が終了した後、2年間保存し、その後破棄させていただきます。

（ご案内）「保有個人データ」の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても、所定の手数料（必要な場合）をいただきます。

• 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人確認ができない場合
• 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の申請書類に不備があった場合
• 返信用封筒及び手数料（必要な場合）の同封がない場合
• 開示等の請求等の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 個人情報保護法以外の法令の規定により、本人に対し個人情報保護法第28条第2項本文に規定されている方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合
• 他の法令に違反することとなる場合

(1) 個人情報の取り扱いに関する苦情の申出先
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記までお申し出ください。

○ お電話による場合
エクスプレス予約カスタマーセンター（0120-417-419　5:30～23:30）
○ お手紙による場合
〒108-8204
東京都港区港南2-1-85
JR東海品川ビルA棟
東海旅客鉄道株式会社　エクスプレス予約カスタマーセンター
○ インターネットによる場合
当社「ご意見・ご要望フォーム」にてお申し出いただいた場合、個別の個人情報に関しましてはメールでの回答はお受け致しかねます。お電話等にて回答させていただく場合がありますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
○ ご来社について
直接ご来社いただいてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

お客様等から取得した保有個人データにつきまして、 当社が安全管理のために講じている措置は次のとおりです。

(1) 基本方針の策定

個人情報の適切な取扱いの確保のため、関係諸法令・ガイドラインの遵守等についての基本方針を策定

• 個人情報の取扱いに関する同意条項（プライバシーポリシー）

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法、責任者・担当者その任務等について、社内規程、マニュアルを策定

(3) 組織的安全管理措置

• 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う社員および当該社員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、漏えい等や社内規程違反が発生または発生するおそれを把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
• 個人データの取扱状況について、関係諸法令・ガイドラインおよび社内規程を遵守した対応ができているか内部監査を実施

(4) 人的安全管理措置

個人データの取扱いに関する留意事項について、社員に定期的に教育を実施

(5) 物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う区域において、社員の入退館管理および使用する機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう秘匿化措置を実施

(6) 技術的安全管理措置

• アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
• 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

(7) 外的環境の把握

個人データを外国において取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

• エクスプレス・カード及びエクスプレス予約会員（プラスEX会員を除く）の個人情報の共同利用に関する責任者の住所及びその代表者の氏名